Les changements qui entreront bientôt en vigueur dans le secteur des soins de santé aux États-Unis sont complexes et la conformité s'annonce comme un travail énorme pour les services RH. La loi sur la protection des patients et les soins abordables (ACA), promulguée par le président Barack Obama en mars 2010 et entrée en vigueur le 1er janvier 2015, vise à élargir l'accès à une couverture santé abordable. Avec tous les changements apportés par l'ACA, les services RH doivent planifier une stratégie pour répondre aux exigences et tenir les employés informés. Selon le rapport Aflac WorkForces de 2013, 75 % des travailleurs pensent que leurs employeurs les informeront des changements apportés à leur couverture maladie à la suite de la réforme des soins de santé. Pourtant, selon la même étude, seulement 13 % des employeurs ont déclaré que l’éducation des employés sur la réforme des soins de santé était importante pour leur organisation. Si 75 % des salariés attendent de leur employeur qu'il explique les effets de la réforme des soins de santé, et que le gouvernement s'y attend également, les entreprises doivent s'impliquer et créer une stratégie de conformité à l'ACA. Les services RH qui mènent ces efforts doivent garder à l’esprit qu’une stratégie efficace garantira la satisfaction et l’engagement des employés lorsqu’il s’agira d’adopter les nouvelles politiques et procédures de soins de santé, et aidera également les entreprises à réduire leurs risques de non-conformité et à contrôler leurs coûts. Voici quelques conseils pour vous aider à commencer à planifier une stratégie de mise en œuvre de l’ACA.

• Comprendre les exigences. La première chose à faire est de vous assurer que vous comprenez parfaitement ce que les changements de l’ACA signifient pour votre entreprise et quelles mesures doivent être prises pour être en totale conformité. Ce n’est en aucun cas une tâche facile. L'ACA est une loi complexe qui prévoit de nombreux mandats et, comme la plupart des lois, il n'est pas vraiment facile de s'y retrouver. Un site Web fédéral a été créé pour fournir des informations aux entreprises à l'adresse http://business.usa.gov/healthcare. Là, un assistant vous guidera à travers les étapes pour découvrir ce que vous devez savoir pour votre entreprise.
• Déterminez l’éligibilité des employés. Une fois que vous connaissez bien les détails de l'impact de l'ACA sur votre entreprise, l'étape suivante consiste à déterminer quels employés sont admissibles aux prestations en vertu de la nouvelle loi. L'une des principales dispositions de l'ACA est la règle 30/130, qui stipule que les employés qui travaillent plus de 30 heures par semaine ou 130 heures par mois doivent se voir offrir des prestations de santé. Cela signifie que le suivi des heures de travail de tous les employés sera plus important que jamais. Si vous n'en avez pas déjà un, la mise en œuvre d'un système de suivi du temps fera le travail efficacement et garantira que votre entreprise se conforme à la loi.
• Déterminez comment gérer la conformité et les coûts. La prochaine étape consiste à déterminer la meilleure façon de réduire les coûts dans le cadre de l’ACA, tout en respectant la loi. Selon une récente enquête Mercer, environ un tiers des personnes interrogées s'attendent à une augmentation des coûts de 3 % ou plus.en raison des exigences de l'ACA. Cela est dû en grande partie au fait que l'ACALa disposition de responsabilité partagée de l'employeur augmentera le nombre d'employés éligibles dans certaines entreprises, principalement parmi celles qui comptent beaucoup de travailleurs à temps partiel, saisonniers ou à bas salaires.
• Choisissez une méthode de communication efficace. L'un des aspects les plus critiques du changement de l'ACA consiste à informer les employés sur la manière dont la nouvelle législation affectera leurs prestations de soins de santé et quels sont leurs choix. Planifiez à l’avance exactement ce que vous partagerez avec les employés et comment. Si votre entreprise organise habituellement des sessions annuelles de formation dans le domaine de la santé, utilisez-les pour commencer à diffuser à l'avance des informations sur les changements à venir, ou planifiez une session distincte spécifiquement pour discuter des changements. Assurez-vous que les informations sont également facilement accessibles sur papier ou en ligne à toute personne qui en fait la demande.
• Demander conseil. Depuis l’adoption de la loi, de nombreuses entreprises ont eu du mal à élaborer leurs propres stratégies pour la mettre en œuvre. Si votre entreprise n’est pas préparée, la transition peut s’avérer encore plus compliquée, longue et coûteuse. C’est pourquoi il est si important de prendre le temps de planifier une stratégie, tout en gardant à l’esprit que chaque entreprise – et chaque service RH – vit le même exercice. Tout le monde est dans le même bateau, alors n'hésitez pas à demander conseil à d'autres professionnels ou consultants RH qui pourraient vous aider à naviguer dans cette étape de planification.

L’ACA entraînera de nombreux changements dans la couverture des soins de santé au travail. La planification et la mise en œuvre d'une stratégie pour faire face à ces changements peuvent prendre des mois, alors commencez dès maintenant pour assurer une transition en douceur qui permet à votre entreprise de gérer les coûts, de rester conforme et de communiquer efficacement les changements aux employés. Commencez dès maintenant à planifier votre stratégie afin d'être prêt en 2015.